Cum îți relochezi biroul

Nu te mai încape biroul? Sau poate, dimpotrivă, ți-a rămas mare? În procesul de relocare a birourilor trebuie să ții seama de trei caracteristici – suprafața, tipul de imobil și zona.

Regatta Real Estate face câteva recomandări antreprenorilor care sunt interesați de relocarea birourilor. “Procesul de relocare a birourilor începe cu stabilirea suprafeței de care compania dvs are nevoie. Puteți realiza o estimare cu privire la suprafața necesară în funcție de numărul angajaților și de specificul activității pe care aceștia o îndeplinesc”, spune Mihaela Oprea, director Departament birouri al Regatta Real Estate. 

  1. SUPRAFAȚA

Pentru a estima suprafața necesară pentru nouă locație a birourilor companiei, Mihaela Oprea recomandă antreprenorilor să răspundă la câteva întrebări: 

 -Câți angajați lucrează în acest moment?

 -Angajații au nevoie de birouri individuale sau pot lucra într-un spațiu comun?

 -Este nevoie să măriți numărul de angajați în următoarea perioadă?

 -Care este încadrarea oamenilor pe care îi veți angaja: top management, administrativ, vânzări, etc?

Dacă știți câți angajați lucrează în acest moment în compania dvs, puteți estima suprafața de care aveți nevoie pentru birouri. Includerea gradului de creștere a numărului de angajați în calcularea suprafatei necesare, va ajută să va extindeți afacerea fără întreruperi costisitoare. Este important, de asemenea să țineți cont de încadrarea angajaților: agenții de vânzări sau angajații la call-center pot lucra în open space, dar persoanele din top management au nevoie de birouri individuale. 

Un alt factor de care trebuie să țineți cont este profilul domeniului. De exemplu: o societate de avocați poate lucra într-un open space, dar are nevoie și de birouri tradiționale pentru a păstra confidențialitatea specifică profesiei. 

Prevederile legale referitoare la protecția muncii aflate în vigoare lasă la latitudinea angajatorului stabilirea spațiului de lucru pentru fiecare angajat. Conform punctului 15 din anexa 1 la HG nr. 1091/2006, încăperile de lucru trebuie să aibă o suprafață, o înălțime și un volum de aer suficiente, care să permită lucrătorilor să își îndeplinească sarcinile de muncă fără riscuri pentru securitatea, sănătatea sau confortul acestora.

Asigurarea unui comfort ridicat angajaților este una din preocupările companiilor moderne. Suprafața pentru fiecare angajat include spațiul de birou sau stația de lucru (biroul, scaunul, etc), și o cotă parte din spațiile comune: ariile sociale, recepția, bucătăria, sălile de întâlniri, culoarele de circulație, grupurile sanitare (sau cotă parte din acestea), terasele și sălile de conferințe/ședințe. 

În medie angajatul din back-office sau call-center poate beneficia de un spațiu de 6-10 mp, angajații din middle-management de un spațiu cuprins între 10-20 mp, iar top management/executive – 20-50 mp.

Recomandare: Calculați cu atenție suprafața necesară pentru birouri, ținând cont de numărul angajaților, nivelul acestora și specificul activității. 

“O estimare greșită (o suprafață mai mare sau mai mică) are implicații majore asupra bugetului și asupra bunăstării angajaților, aceste două aspecte putând să influențeze negativ compania”, spune Mihaela Oprea. 

  1. TIPUL DE IMOBIL

    Clădirile verzi reduc atât consumul de energie, cât și impactul negativ asupra mediului

 După stabilirea suprafeței necesare și tipul de birouri de care au nevoie angajații (spații deschise sau compartimentate), următorul pas este stabilirea tipului de imobil potrivit pentru companie.  Imobil de clasă A, B sau C?

Clasificarea imobilelor se realizează în funcție de gradul în care acestea îndeplinesc anumite criterii precum: suprafața totală și cea pe nivel, locație și acces, tipul de climatizare, calitatea liftului și viteză, securitatea și infrastructura de siguranță, înălțimea tavanului, tipul parcării, facilități în cadrul imobilului, etc.   

Un imobil de clasă A este situat într-o zonă centrală sau ultracentrală, cu vizibilitate și acces facil. Suprafața totală trebuie să depășească 5000 mp, iar cea pe etaj să fie de minim 1000 mp. Imobilul trebuie să aibă o suprafață vitrată mare, să ofere locuri de parcare și finisaje de cea mai bună calitate. Clădirea trebuie să beneficieze de amenajări și dotări moderne: sistem antiincendiu, iluminare LED, ascensoare rapide, pardoseală flotantă, sistem BMS, sistem de climatizare HVAC, ferestre mobile, generator electric independent, etc. De asemenea o clădire de clasă A trebuie să ofere facilități precum recepție, cafenea, sală de sport, cantină, restaurant, zone de relaxare.  

Imobilele de clasă B și C se diferențiază de cele de clasă A prin localizarea în zone semicentrale sau periferice, cu suprafața construite mai reduse. Acestea beneficiază de finisaje de calitate redusă și adesea necesită amenajări ori investiții în dotări moderne. 

Prețul de închiriere al spațiilor de birouri amplasate în imobile de clasă A variază între 14-20 euro/mp/lună în funcție de zonă, cele de clasă B – 8-12 euro/mp/lună, iar pentru restul imobilelor, prețul este de 5-12 euro/mp/lună.

O categorie aparte o reprezintă clădirile verzi. Clădirile verzi sunt acele construcții care prin design, materiale de construcție și tehnologiile folosite reduc atât consumul de energie, cât și impactul negativ asupra mediului. 

 Recomandare: Când alegeți tipul de clădire, țineți cont de faptul că productivitatea angajaților este afectată de calitatea spațiului de birouri în care aceștia lucrează. 

  1. ZONA

În Capitală, în acest moment există mai multe zone în care se concentrează spațiile de birouri destinate închirierii, așa-numitele poluri de birouri.

Potrivit Regatta Real Estate, în topul celor mai căutate zone în 2017, primele trei locuri sunt ocupate de:

  1. zona Barbu Vacarescu,
  2. zona Piata Victoriei,
  3. zona Orhideea-Politehnica.

“Ofertele referitoare la spațiile de birouri disponibile pentru închiriere sunt complexe”, spune Mihaela Oprea, adaugând că pentru a face cea mai bună alegere antreprenorii ar trebui să contacteze un specialist în domeniu.