O lectie de eficienta

In cei 20 de ani petrecuti in consultanta de management, Vargha Moayed a acumulat o experienta inestimabila in domeniul eficientei in cadrul companiilor. El a dezvaluit pentru Bizcateva dintre secretele acestei arte.

 

De ce eficienta organizationala e atåt de importanta?

Pe scurt, pentru ca eficienta cu care o companie reuseste sa-si implementeze deciziile strategice se datoreaza intr-o mare masura eficientei organizationale.

 

Care sunt elementele care determina eficienta organizationala?

In opinia mea, bazata pe o experienta de 15 ani petrecuta in sprijinul companiilor din intreaga lume, eficienta organizationala este compusa din 8 elemente care trebuie sa fie atat aliniate cu strategia unei companii, cat si coerente intre ele. Acestea sunt: Viziunea, Valorile, Stilul de Manage ment, Talentul, Managementul Per for mantei, Procesele Operationale, Sistemele Informationale si Structura.

 

Exista o stare optima pentru fiecare dintre aceste dimensiuni care, odata implementata, va asigura eficienta organizationala pentru companii?

Cu siguranta, nu! Deseori clientii mei imi spun: “Alta companie din domeniul nostru de activitate are urmatoarea structura, de ce nu am avea si noi la fel?”. Le spun ca, in primul rand, structura este doar unul dintre elementele unei organizatii si ca, in al doilea rand, fiecare companie trebuie sa isi ajusteze fiecare dintre componentele eficientei organizationale in functie de marimea sa, de sursa avantajului ei competitiv si, sincer, in functie de talentul angajatilor. Nu exista o reteta standard!

 

Intr-o lucrare pe care ati scris-o de spre acest subiect, ati subliniat ca eficienta manageriala este componenta cheie a eficientei organizationale. Nu este un concept putin prea larg si ambiguu?

Si da, si nu. Da, pentru ca multi tind sa puna pe seama leadershipului sau a eficientei conducerii un numar foarte mare de calitati pe care un manager ar trebui sa le aiba sau sa le dobandeasca. Eu prefer sa ma concentrez doar asupra a cinci abilitati cheie, care sunt destul de elementare, dar in acelasi timp cruciale pentru eficienta, si anume: managementul timpului, oferirea de instructiuni si urmarirea implementarii lor, gestionarea relatiei cu superiorii, abilitatile de rezolvare a problemelor si interactiunile cu colegii de pe acelasi nivel ierarhic. Managerii care stapanesc in mod satisfacator aceste cinci abilitati sunt eficienti si, prin urmare, vor putea contribui la eficienta intregii organizatii.

 

Spuneti ca regula de aur a unei structuri organizationale eficiente este “Fara lacune si fara suprapuneri de responsabilitate” (“No gap, no overlap”). La ce va referiti mai exact?

Am observat ca atunci cand exista un sef clar definit, sarcinile se indeplinesc mai bine si cu mai putine frustrari. Acum, stiu ca pare mai usor de spus decat de facut, mai ales in organizatii globale cu multiple linii de produse. Tendinta in crestere este de a avea organizatii matriciale, unde angajatii raporteaza cateodata catre doi sau chiar trei superiori diferiti in acelasi timp! Pur si simplu cred ca acest lucru este gresit! Exista metode de a evita acest lucru.

 

Sunteti un mare suporter al organizatiilor descentralizate. De ce?

Pentru ca persoanele care se regasesc cel mai aproape de o anumita situatie au, de cele mai multe ori daca nu intotdeauna, cele mai bune cunostinte pentru a rezolva o problema si pot reactiona cel mai rapid. De cealalta parte, daca majoritatea deciziilor sunt luate de persoane care se afla departe de locul actiunii, acestea vor solicita informatii prin nenumarate rapoarte. Rezultatul va fi o crestere a poverii administrative. Vor scadea viteza procesului decizional si calitatea deciziilor in sine, pentru ca nu toate informatiile se vor regasi in rapoarte. Singurul caz justificabil pentru a centraliza luarea deciziilor este atunci cand o companie nu are manageri loiali si competenti in prima linie. Dar aceasta problema trebuie adresata rapid prin imbunatatirea calitatii acestor manageri din prima linie, nu prin centralizare.

 

VARGHA MOAYED este partener la CII Group, companie international de consultanta in management. El a acumulat peste 20 de ani de experienta profesionala si a oferit consultanta atat pentru companii din America de Nord, cat si din Europa, pe subiecte de strategie, managementul vanzarilor si eficienta organizationala.