Salvadora Benegui, EXIMTUR: Business travel în vremuri incerte – noul rol al agenției

Salvadora Benegui, EXIMTUR: Business travel în vremuri incerte – noul rol al agenției

Reading Time: 4 minute

Trăim într-o perioadă atipică și adesea imprevizibilă la nivel global, iar acest climat influențează direct companiile pentru care mobilitatea angajaților este esențială. Rutele de transport aerian pot suferi modificări peste noapte, anulările de zboruri sunt tot mai frecvente, iar incertitudinile legate de costurile și disponibilitatea combustibilului rămân o preocupare constantă.

În acest context volatil, organizarea deplasărilor internaționale a devenit o prioritate de management al riscului, iar companiile redescoperă valoarea colaborării cu o agenție de travel specializată pe business travel.

Salvadora Benegui, director business travel & events în cadrul EXIMTUR, cu o experiență de peste 20 de ani în domeniu, explică de ce călătoriile de afaceri nu mai înseamnă doar rezervări, ci presupun capacitatea de a anticipa, de a reorganiza rapid și de a asigura desfășurarea în cele mai bune condiții a fiecărei deplasări.

Cum a schimbat situația geopolitică din ultima vreme modul în care companiile își planifică deplasările?

Fundamental. În mod tradițional, companiile își concentrau atenția pe obținerea celui mai bun echilibru între cost și orar. Acum însă, fiecare deplasare de business trebuie evaluată și din perspectiva riscului: stabilitatea rutelor, regulile de tranzit, posibilele restricții, durata reală a călătoriei și existența unor opțiuni de rezervă. Eficiența nu se mai măsoară în primul rând după buget, ci după siguranța și predictibilitatea deplasării. În consecință, avem în vedere tot mai frecvent, încă din etapa inițială de planificare, scenarii alternative, pentru a putea reacționa rapid la orice schimbare.

Unde se vede cel mai clar impactul acestei incertitudini din perspectiva componentei de business travel?

Impactul se vede cel mai clar în transportul aerian, unde restricțiile și schimbările frecvente din
politicile companiilor aeriene pot altera rapid conectivitatea, pot prelungi timpii de zbor și pot afecta întâlniri sau evenimente deja programate. Toate aceste variabile necesită monitorizare constantă, iar companiile corporate resimt tot mai acut nevoia unui partener de încredere, disponibil și capabil să urmărească în timp real modificările și să ofere rapid soluții alternative, facilitând astfel luarea unor decizii informate și eficiente.

Ce înseamnă, concret, gestionarea unei situații neprevăzute?

Înseamnă intervenție rapidă și decizii bine coordonate. De exemplu, dacă un zbor este anulat în contextul unei crize regionale, soluția nu se limitează la înlocuirea unui singur segment de călătorie. Este necesară reevaluarea completă a deplasării: o noua rută, timpii de conexiune, condițiile de intrare în țara de destinație, cazarea, transportul local și impactul asupra agendei de business.

În anumite situații, poate fi nevoie chiar de reprogramarea întâlnirilor sau de ajustarea succesiunii mai multor deplasări. Diferența dintre stresul delegatului și continuitatea operațională ține, de cele mai multe ori, de viteza și precizia cu care reorganizezi întregul itinerar.

În astfel de contexte, cât de importantă devine politica internă de business travel a unei companii?

Devine esențială. O politică de business travel bine structurată contribuie atât la controlul costurilor, cât și la creșterea vitezei de reacție în situații critice. Atunci când există reguli clare privind clasele de zbor, opțiunile de călătorie aprobate, nivelul de flexibilitate acceptat, procedurile de urgență și fluxul decizional, compania corporate poate acționa mult mai eficient în momentele dificile.

În absența unei politici coerente, fiecare situație neprevăzută se transformă într-un proces lent și fragmentat, care generează blocaje operaționale și poate expune organizația unor costuri suplimentare sau riscuri ce puteau fi evitate.

Care este rolul agențiilor specializate în managementul călătoriilor de afaceri, așa cum este EXIMTUR prin divizia Business Travel & Events?

Călătoriile de afaceri nu reprezintă doar o achiziție, ci un proces critic. O agenție specializată oferă nu doar rezervări, ci consultanță, structurarea politicilor de travel, suport în situații de urgență și transparență asupra costurilor.

În perioade stabile, accentul cade adesea pe comparația de prețuri. În contexte instabile însă, devine evident că valoarea reală constă în expertiză, în capacitatea de a preveni blocajele și de a identifica rapid soluții atunci când planul inițial nu mai este viabil.

În plus, o agenție are o perspectivă de ansamblu asupra nevoilor de travel ale unei organizații și poate formula recomandări mai eficiente pe termen lung. La EXIMTUR, prin divizia Business Travel & Events, oferim toate aceste servicii, astfel încât companiile să beneficieze atât de control, cât și de flexibilitate. Rolul nostru este să fim proactivi, să oferim clienților alternative viabile și să reorganizăm rapid deplasările atunci când apar perturbări.

Care sunt principalele criterii în alegerea unei agenții de business travel?

Dacă în trecut accentul era pus aproape exclusiv pe prețuri și pe capacitatea de rezervare, acum contează tot mai mult viteza de reacție, calitatea consultanței, accesul la informații actualizate, capacitatea de raportare și suportul real în situații sensibile. Companiile nu mai vor doar să știe cât costă o călătorie, ci și cât de bine poate fi protejată din punct de vedere operațional.

Într-un mediu instabil, diferența dintre doi furnizori aparent similari devine vizibilă exact în momentele în care apare o schimbare bruscă. Astfel, călătoriile de afaceri ar trebui privite ca o funcție critică pentru continuitatea și protecția businessului. Cel mai scump bilet nu este cel cu prețul mai mare, ci cel care nu îl mai duce pe pasager la destinație la momentul potrivit. O deplasare ratată poate însemna o negociere pierdută, o întâlnire amânată, un proiect întârziat sau costuri suplimentare care se propagă în lanț.

De aceea, în perioade de incertitudine precum cea actuală, expertiza unei agenții precum EXIMTUR nu reprezintă un cost suplimentar, ci un instrument esențial de control, reacție rapidă și siguranță operațională – un parteneriat care garantează continuitatea activității și minimizarea riscurilor.

Articolul a fost inițial publicat în Biz nr. 406 (15 mai – 15 iunie 2026). Dacă dorești să primești Revista Biz prin curier, abonează-te aici.