Costurile companiilor care optează pentru transformarea documentelor fizice în e-documente accesibile în cloud, se diminuează cu cel puțin 20%, se arată într-un studiu EAD, cel mai mare jucător portughez din piața de arhivare digitală, prezent si pe piața din România.
”Piața locală de profil s-a majorat semnificativ anul trecut în contextul pandemiei de coronavirus și al noului trend de work from home. Astfel, procesele de business care implică hârtii au fost ajustate sau actualizate, iar conceptul de ”paperless company” a devenit familiar în mediul de business din România. “Arhivarea digitală are trei mari tipuri de beneficii: eficientizarea fluxurilor de lucru din companie, a resurselor umane alocate, și a costurilor legate de spațiile pentru depozitarea arhivei fizice. Spre exemplu, o companie prezentă pe piață de peste 10 ani, cu 50 de angajați care gestionează în medie un volum de 400- 500 de dosare, trebuie să aloce cel puțin 10 dulapuri sau chiar o încăpere separată pentru arhiva fizică, iar majoritatea angajaților vor avea cu siguranță și atribuții de căutare sau scanare a documentelor aflate pe suport hârtie”, explică Bruno Amaro (foto stânga), CEO EAD Digital România.
Industriile cele mai afectate
În anumite industrii, ca de exemplu telecom, energie, servicii bancare, companiile care înregistrează un volum ridicat de contracte și facturi au nevoie de un număr relativ mare de angajați exclusiv pentru prelucrarea acestor documente. În cazul contractării unui serviciu de arhivare digitală, companiile nu mai trebuie să angajeze personal suplimentar pentru acest tip de activități.
”De obicei angajații cărora li se deleagă aceste responsabilități sunt din departamentele contabile, resurse umane sau administrație și, fără excepție, aceste atribuții îi împiedică să fie eficienți în activitatea zilnică. Utilizarea unor servicii profesionale de arhivare fizică și electronică, plus utilizarea unui soft de management al documentelor elimină complet timpul alocat acestor activități complementare, oferă acces imediat la orice document al companiei și crește semnificativ viteza de lucru”, adaugă oficialul EAD Digital România.
Investiții de sute de mii de euro
Companiile care optează pentru digitalizarea arhivelor investesc de la câteva mii până la sute de mii de euro, în funcție de specificul și dimensiunea companiei, pentru a obține beneficii legate de eficientizarea business-ului prin realocarea resurselor umane pe task-uri care aduc valoare, eficientizarea costurilor cu task-urile repetitive și consumatoare de timp, și a costurilor legate de depozitare.
Arhiva digitală a unei companii poate conține de la documente utilizate de departamentul de resurse umane (contracte de muncă), până la documente utilizate de departamentul comercial (facturi, contracte).Toate documentele sunt scanate și arhivate în cloud securizat și pot fi accesate oricând, de către orice angajat al companiei, care are nevoie doar de o conexiune live de Internet, pentru a se conecta la cloud, având acces din orice loc din lume la întreaga arhivă.
Abilități și atribuții
În contextul în care majoritatea angajaților lucrează de acasă, furnizorul de arhivare digitală poate să preia toată corespondența zilnică și să o scaneze, funcționând astfel ca un “digital mail room” pentru clientul său. Clienții și furnizorii companiei primesc, pentru transmiterea documentelelor în format fizic, adresa de corespondență a furnizorului de arhivare digitală.
Sâmbătă și duminică, pe Domeniul Regal de la Săvârșin, are loc a doua ediție a festivalului Suflet de România, evenimentul…
Virgil a condus operațiunile fondului de pensii din anul 2019, iar anterior a avut diverse roluri de coordonare a echipelor…
Eurostat a publicat statistica cu privire la prețurile plătite pentru energie electrică și gaze naturale de consumatorii casnici și non-casnici…
Localitățile urbane mici sunt adesea lăsate în afara discuțiilor publice privind tranziția energetică. Ele au nevoie de sprijin mai mare…
AQUILA (simbol bursier AQ), lider în servicii integrate de distribuție și logistică pentru piața bunurilor de larg consum din România…
Ministerul Cercetării, Inovării și Digitalizării (MCID) a publicat vineri, 26 aprilie, Ghidul solicitantului pentru Investiția 11 din Componenta 7 –…
View Comments
Cred ca se omite cu mai multa sau mai putina buna stiinta un aspect important: L16/1996 nu permite distrugerea documentelor in format fizic, dupa digitalizarea acestora, deci dulapurile raman.
Foarte adevarat, exista beneficii generate de arhivarea digitala, dar care se regasesc in eficienta timpului de lucru al angajatilor.
Combinatia intre arhivarea electronica si externalizarea serviciilor de depozitare arhiva fizica constituie solutia reala.