IMM-urile automatizează tot mai multe sarcini repetitive pentru a economisi cel puțin 2-6 zile de muncă/angajat lunar

IMM-urile automatizează tot mai multe sarcini repetitive pentru a economisi cel puțin 2-6 zile de muncă/angajat lunar

Reading Time: 7 minute

Angajații din România folosesc între 10 și 40 de instrumente digitale și asistenți AI zilnic, semnificativ mai mult decât în urmă cu un deceniu. IMM-urile automatizează tot mai multe sarcini repetitive pentru a crește eficiența și a optimiza costurile deoarece prin inteligență artificială se economisesc până la 6 zile per om lunar în munca de birou, informează specialiștii EnterTech 2026, una dintre cele mai mari conferințe de digitalizare și AI din țară, organizate de firmele românești Supertree Workspaces&More și EMGC, partener oficial Microsoft.

În general, companiile automatizează acele segmente de activitate în care angajații petrec mult timp pe sarcini repetitive sau administrative.

“Companiile automatizează sarcini repetitive consumatoare de timp –adică ceea ce manual se face în ore sau câteva zile, prin AI se face infinit mai repede. În medie, între 20% și 40% din activitățile zilnice ale angajaților pot fi automatizate, ceea ce crește productivitatea oamenilor.

Angajații nu sunt și nu pot fi înlocuiți de AI pentru că tocmai ei sunt cei care trebuie să pună inteligența artificială la treabă, însă ceea ce făceau în 2-3 ore sau câteva zile, acum fac în câteva minute. Programele care automatizează și care au inteligență artificială trebuie pilotate efectiv de oameni – de aceea, angajatul rămâne în control total; el este pilotul desfășurării muncii, iar tehnologia are rol de copilot, adică ajută angajatul să lucreze mai eficient”, explică Ralph Boccalini, fondator EMGC și Microsoft 365 Copilot Architect.

Angajații fac mai multe sarcini într-un timp mai scurt. Cât economisește un angajat zilnic folosind instrumente AI:

• Utilizator obișnuit: 45–75 minute economisite pe zi
• Utilizator intens (folosește AI zilnic, muncă de tip knowledge work): 75–120 minute economisite pe zi
• Utilizator avansat / power-user AI: 120–150 minute economisite pe zi

În funcție de nivelul de utilizare a AI, o companie poate economisi lunar:

• 15–25 ore / angajat (utilizare moderată) – aproximativ 2–3 zile de muncă economisite pe lună / angajat
• 25–40 ore / angajat (utilizare intensă) – aproximativ 3–5 zile de muncă economisite pe lună / angajat
• 40–50 ore / angajat (utilizare avansată) –  aproximativ 5–6 zile de muncă economisite pe lună / angajat

De exemplu, într-o companie de 50 de angajați, utilizarea AI poate genera între 750 și 2.500 de ore economisite pe lună, echivalentul muncii a 4–15 angajați timp de o lună.

“Prin automatizarea muncii repetitive de birou, firmele pot recupera zeci sau chiar sute de ore de lucru în fiecare lună, timp care poate fi redirecționat către activități cu valoare adăugată mai mare, precum vânzările, strategia și dezvoltarea businessului. De aceea recomand companiilor să integreze treptat instrumente de AI în activitățile de birou.

Vedem deja că multe dintre firmele care activează în spațiile de coworking folosesc intensiv astfel de soluții pentru a automatiza procese și pentru a crește productivitatea echipelor. În plus, automatizarea sarcinilor poate reduce costurile operaționale cu aproximativ 20–40%, potrivit analizelor realizate de Deloitte, McKinsey și Microsoft”, spune Gianina Crăciun, consultant de business și fondator Supertree Workspaces&More.

Ce sarcini la munca de birou sunt automatizate cel mai des

Sub presiunea pentru eficiență și optimizarea costurilor, companiile caută soluții de digitalizare rapide și accesibile, fără investiții mari în infrastructură, un subiect care va fi discutat la conferința Entertech din 26-27 martie.

• Emailuri și comunicare internă – redactarea și rezumarea emailurilor sau a discuțiilor din întâlniri cu ajutorul AI.
• Documente și rapoarte – generarea automată de rapoarte, propuneri sau documente administrative.
• Analiza datelor în Excel – interpretarea rapidă a datelor și generarea de grafice sau concluzii.
• Întâlniri și managementul taskurilor – rezumarea ședințelor și generarea automată a listelor de acțiuni pentru echipă.
• Suport clienți de bază – răspunsuri automate la întrebări frecvente sau clasificarea solicitărilor clienților.
• Marketing și conținut – generarea de texte pentru prezentări, website-uri sau social media.
• Managementul documentelor – organizarea și căutarea rapidă a documentelor în sisteme digitale.
  
  

Un instrument folosit cu prioritate pentru automatizarea acestor activități este Microsoft 365 Copilot, un asistent de productivitate bazat pe inteligență artificială integrat direct în aplicațiile din Microsoft 365 – precum Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook și Microsoft Teams. Acesta poate automatiza sarcini administrative, rezuma întâlniri, redacta documente și analiza date.

“Observăm în România un avans clar către digitalizare, iar avantajele sunt evidente: companiile pot economisi timp, pot reduce costurile operaționale și pot lua decizii mai rapide, bazate pe date. În acest context, cererea pentru Microsoft 365 Copilot a crescut semnificativ, pe măsură ce tot mai multe organizații caută soluții prin care să automatizeze activitățile de birou și să își crească productivitatea. Integrat direct în aplicațiile Microsoft 365 – Word, Excel, PowerPoint, Outlook și Teams – Copilot funcționează ca un asistent de productivitate bazat pe inteligență artificială, capabil să automatizeze sarcini, să rezume întâlniri, să redacteze documente și să analizeze date”, explică Ana Maria Bărbuță, Solution Area Specialist Central Europe, Microsoft Romania.

Exemple de impact al automatizării

• Analiza datelor – un raport care anterior necesita 1–2 zile de analiză manuală – poate fi generat acum în câteva minute cu ajutorul AI.
• Redactarea documentelor sau a propunerilor – un document care înainte dura 1–2 ore poate fi generat în 10–15 minute.
• Căutarea documentelor interne – o activitate care putea dura zeci de minute – poate fi realizată acum în câteva secunde.
• Pregătirea prezentărilor – o prezentare care înainte necesita 3–4 ore poate fi realizată în 15–20 de minute.
• Rezumatul întâlnirilor – redactarea manuală a înregistrărilor vocale (30–40 de minute) poate fi generată acum în câteva secunde.
• Analiza feedback-ului clienților – un proces care înainte dura câteva zile – poate fi finalizat în câteva minute.

Multe companii încep procesul de digitalizare cu instrumente integrate în aplicațiile pe care le folosesc deja (de exemplu, Microsoft Copilot în Word, Excel, Outlook sau Teams), deoarece implementarea este rapidă și nu necesită investiții majore în infrastructură.

Cele mai digitalizate sectoare din companii sunt financiar-contabilitatea, managementul documentelor, vânzările și gestionarea relației cu clienții (CRM), resursele umane (HR), managementul proiectelor și al taskurilor, marketingul și comunicarea, operațiunile și logistica, precum și serviciile de suport pentru clienți.

IMM-urile sunt printre cele mai active în adoptarea soluțiilor digitale deoarece caută metode rapide și accesibile pentru a-și crește eficiența și pentru a reduce timpul alocat activităților administrative.

„Pentru noi, digitalizarea și utilizarea inteligenței artificiale nu sunt doar un trend, ci o necesitate pentru a putea crește eficient businessul. Activăm într-o industrie de producție – realizăm paturi boxspring și saltele pocketspring, nucleul businessului nostru – iar automatizarea ne ajută să organizăm mai bine informațiile, să reducem timpul petrecut pe activități administrative și să ne concentrăm mai mult pe dezvoltarea produselor și pe relația cu clienții”, spune Ani Blidariu, proprietara unei afaceri în domeniul mobilei, Ami White Quality Sleep, care e în plin proces de digitalizare al firmei sale.

Antreprenorii interesați de exemple practice de automatizare și transformare digitală pot explora evenimente dedicate, precum EnterTech 2026, care reunește experți, studii de caz de implementare și instrumente concepute pentru a ajuta IMM-urile să adopte tehnologiile digitale pas cu pas.

Pentru a facilita accesul antreprenorilor la cunoaștere, organizatorii oferă participare gratuită în prima zi a conferinței folosind codul ENTERTECHFREE la înscriere, în timp ce a doua zi este dedicată unui workshop despre utilizarea Copilot, care începe cu concepte ușor de înțeles și avansează treptat până la niveluri mai complexe. Workshopul este potrivit pentru oricine este interesat de instrumentele AI și de modul în care acestea pot fi utilizate în activitatea de zi cu zi.

Rata de automatizare rămâne scăzută în România. Domenii în care AI-ul e puțin spre deloc folosit

Deși AI-ul este tot mai folosit, datele Eurostat arată că doar aproximativ 5% dintre companiile românești utilizează soluții de automatizare și AI, comparativ cu peste 33% în statele europene avansate, precum Danemarca, Finlanda sau Suedia.

Sunt domenii în care digitalizarea și automatizarea au pătruns timid:

• Retail tradițional
• Hospitality (HoReCa)
• Medical/Pharma
• Servicii locale (reparații, ateliere, servicii mici)
• Educație
• Transporturi tradiționale și logistică mică
• Construcții
• Agricultură
• Sector public / administrație

Retailul, HoReCa și sectorul pharma se numără printre domeniile în care digitalizarea este încă la început, deși există un potențial ridicat de automatizare a sarcinilor administrative.

Retail – ce poate automatiza un magazin fizic

• Analiza vânzărilor – interpretează datele din Excel sau POS și identifică produsele cele mai vândute, tendințele de vânzare sau perioadele de trafic ridicat.
• Rapoarte comerciale – generează rapoarte automate despre performanța magazinelor, stocuri sau promoții.
• Comunicarea cu furnizorii – redactează emailuri sau documente pentru comenzi și negocieri.
• Campanii și marketing – creează texte pentru promoții, newslettere sau prezentări de produse.
• Analiza feedbackului clienților – sintetizează recenzii sau reclamații pentru a identifica probleme frecvente.

HoReCa – ce poate automatiza un restaurant sau un hotel

• Analiza recenziilor clienților – analizează review-uri de pe platforme și identifică probleme sau oportunități de îmbunătățire.
• Rapoarte operaționale – generează rapoarte despre vânzări, ocuparea meselor sau performanța locațiilor.
• Planificare și organizare – ajută la planificarea programului personalului și a activităților zilnice.
• Materiale de marketing – creează texte pentru meniuri, promoții sau comunicare online.
• Documentație și proceduri – redactează manuale interne sau proceduri operaționale.

Pharma / sănătate – ce poate automatiza o farmacie

• Documentație medicală sau administrativă – redactarea rapoartelor, documentelor sau comunicărilor interne.
• Analiza datelor medicale sau administrative – interpretarea datelor din Excel sau a rapoartelor interne.
• Managementul documentelor – organizarea și rezumarea documentelor medicale sau administrative.
• Programări și comunicare cu pacienții – redactarea mesajelor sau notificărilor pentru programări.
• Raportare și conformitate – pregătirea documentației necesare pentru autorități sau audituri.

Automatizarea sarcinilor administrative cu ajutorul inteligenței artificiale nu înseamnă neapărat reducerea personalului. În schimb, permite companiilor să recupereze zeci sau chiar sute de ore de muncă în fiecare lună, timp care poate fi redirecționat către activități cu valoare mai mare, precum vânzările, strategia și dezvoltarea afacerii.

Prin EnterTech 2026, specialiștii în automatizare vor oferi IMM-urilor și antreprenorilor din România soluții reale și aplicabile pentru succes și supraviețuire pe termen lung. Inițiativa urmărește să echipeze companiile cu instrumente concrete de digitalizare, să faciliteze accesul la o rețea de experți și resurse relevante și să sprijine scalarea inteligentă a businessurilor, toate printr-o platformă unică dedicată transformării digitale a mediului antreprenorial.

Despre EnterTech 2026

Toată lumea automatizează pentru succes pe termen lung. Tu încă faci lucrurile ca înainte?

EnterTech 2026 este o conferință de business și tehnologie organizată la București, în perioada 26–27 martie 2026, dedicată transformării digitale practice, inteligenței artificiale și automatizării fluxurilor de lucru pentru antreprenori, manageri și IMM-uri în creștere. Evenimentul aduce împreună experți din industrie, Microsoft MVPs și reprezentanți Microsoft, oferind studii de caz aplicate, exemple reale de implementare și soluții accesibile pentru digitalizarea afacerilor.

Conferința pune accent pe utilizarea concretă a AI, inclusiv Microsoft 365 Copilot, securitate cibernetică și strategii de automatizare scalabile, astfel încât participanții să plece cu instrumente și planuri de implementare imediată. EnterTech 2026 își propune să sprijine IMM-urile și antreprenorii din România să recupereze decalajul digital și să adopte tehnologii care cresc productivitatea, reduc costurile și susțin dezvoltarea pe termen lung.

Despre EMGC

EMGC este un partener strategic de digitalizare care sprijină IMM-urile și antreprenorii în adoptarea tehnologiilor moderne, cu accent pe automatizare, inteligență artificială și optimizarea fluxurilor de lucru. Compania oferă servicii complete — de la analiză și consultanță până la implementare, training și suport — ajutând businessurile să își consolideze datele, să crească productivitatea și să scaleze sustenabil, fără investiții complexe în dezvoltări software personalizate.

Prin soluții bazate pe ecosistemul Microsoft și pe bune practici de digitalizare, EMGC facilitează tranziția către un mod de lucru eficient, sigur și predictibil, adaptat nevoilor reale ale companiilor în creștere.

Despre Supertree Workspaces & More

Supertree Workspaces & More un concept de coworking gândit ca un ecosistem complet de servicii, cu spații moderne, dotări premium și facilități pentru productivitate și colaborare. Comunitatea Supertree beneficiază de acces la consultanță de business, evenimente de networking, prânzuri tematice, masaje la birou și workshop-uri gratuite. Localizat strategic, aproape de zonele business din Capitală și de aeroport, spațiul se află în clădirea Globalworth BOC Tower, pe Str. George Constantinescu nr. 3, în Pipera, cu acces facil la stația de metrou și la principalele artere de business din nordul Capitalei.

Supertree a fost lansat în cadrul Adeco Advisory, din nevoia tot mai mare a clienților de management de criză, optimizare operațională, restructurare financiară și creștere sustenabilă.

Compania de consultanță ADECO Advisory, fondată în 2012 la București, oferă o soluție completă de soft-landing pentru companii internaționale care doresc să opereze în România în mai puțin de 30 de zile. Printr-o echipă multidisciplinară de experți, ADECO furnizează servicii integrate de strategie, fiscalitate, juridic, recrutare, relocare și dezvoltare de afaceri, contribuind la creșterea și stabilizarea partenerilor săi pe piețele locale și externe.