Lucrezi din altă țară? Aprobarea managerului nu rezolvă și taxele

Lucrezi din altă țară? Aprobarea managerului nu rezolvă și taxele

Reading Time: 4 minute

Când un angajat lucrează din altă țară, compania poate avea obligații fiscale, chiar dacă deplasarea pare scurtă, informală și lipsită de risc. Aprobarea managerului nu închide analiza, ci o deschide. Pentru angajați, granițele contează tot mai puțin. Pentru autoritățile fiscale, contează tot mai mult.

de Claudia Sofianu, Partener, liderul departamentului People Advisory Services, EY România

Un proiect de câteva săptămâni, lucrul de la o a doua locuință sau un rol desfășurat din două țări nu sunt simple detalii operaționale. Pot declanșa obligații privind impozitul pe salarii, contribuțiile sociale și raportarea locală sau chiar riscul apariției unui sediu permanent. Flexibilitatea nu anulează aceste obligații, doar le face mai ușor de trecut cu vederea.

Aici este schimbarea de perspectivă: mobilitatea nu mai este doar o temă de HR sau un beneficiu pentru angajați. Este o decizie de business, cu efecte directe asupra accesului la talente, asupra costurilor, fiscalității, imigrației și continuității proiectelor. Dacă organizația nu o vede, nu o poate controla.

Analiza EY, Why Global Workforce Mobility Faces a New Tax Inflection Point, arată că modul în care este analizată fiscal mobilitatea internațională începe să se schimbe. Din experiență, cele mai multe probleme nu vin din detașările clasice, pregătite din timp. Vin din situațiile care trec ușor pe sub radar: proiecte scurte, călătorii repetate și aranjamente hibride. Riscul apare când organizația află prea târziu unde s-a lucrat, cât timp și, mai ales, ce activități au fost desfășurate.

Exemplul este cât se poate de concret. Un angajat primește acordul managerului să lucreze trei săptămâni din Spania. Perioada se prelungește, iar câteva luni mai târziu revine pentru un alt proiect. O aprobare prin e-mail ajunge să însemne ajustări de payroll și întrebări despre impozite, contribuții sociale, înregistrări locale și prezența fiscală a companiei. De obicei, discuția începe abia când opțiunile sunt deja mai puține și costurile mai mari.

Actualizarea din 2025 a Modelului de Convenție Fiscală OCDE aduce mai multă claritate tocmai în astfel de situații. Modificările, aprobate de Consiliul OCDE la 18 noiembrie 2025, includ orientări noi și detaliate privind munca transfrontalieră la distanță pe termen scurt. Ele nu schimbă automat tratatele încheiate de România pentru evitarea dublei impuneri, dar oferă un reper relevant pentru interpretarea și aplicarea acestora.

Problema nu este excepția. Este excepția care se repetă

Pentru companiile din România, discuția este mult mai largă decât cea despre nomazii digitali. Un specialist lucrează pentru un proiect din alt stat. Un manager regional își împarte timpul între mai multe piețe. Un coleg recrutat din străinătate începe activitatea înainte ca toate formalitățile să fie aliniate. Pentru angajat, acestea sunt expresii firești ale flexibilității. Pentru organizație, sunt situații care trebuie evaluate fiscal, din perspectiva securității sociale și a imigrației.

În practică, exact aici se pierde controlul: în excepțiile mici care se repetă. O perioadă de lucru din străinătate se prelungește. Deplasările scurte devin frecvente. Un rol regional ajunge să fie exercitat, în fapt, din aceeași jurisdicție. Niciuna dintre aceste situații nu pare critică la început. Împreună, pot schimba complet analiza fiscală.

Un „da” operațional nu este și un „da” fiscal

Vizele pentru nomazi digitali și programele de muncă de oriunde („work from anywhere”) au făcut mobilitatea mai accesibilă. Au creat însă și o impresie falsă de simplitate. Faptul că o persoană are dreptul să locuiască și să lucreze într-un stat nu spune automat unde datorează impozit, unde se plătesc contribuțiile sociale sau ce obligații are compania.

La fel de importantă este întrebarea dacă activitatea angajatului poate crea un sediu permanent. Riscul nu apare automat pentru simplul fapt că o persoană lucrează din străinătate. Dar nici nu poate fi redus la un prag de zile. Contează rolul persoanei, activitățile desfășurate și legătura acestora cu piața locală. Numărul de zile este un indicator. Nu este răspunsul.

De aceea, aș începe analiza înainte de plecare, cu câteva întrebări foarte concrete: unde va lucra angajatul, pentru cât timp, dacă va reveni, ce rol are și ce va face efectiv? O întâlnire internă, munca pentru un proiect, interacțiunea cu un client și negocierea unui contract nu au același profil de risc. Iar când situația se schimbă, aprobarea trebuie reevaluată, nu prelungită din inerție.

Angajatul nu trebuie să devină expert fiscal. Trebuie să ofere informații complete și să anunțe schimbările. Compania trebuie să facă restul simplu: un proces care separă rapid cazurile obișnuite de cele care cer o analiză suplimentară. Politicile construite exclusiv în jurul unui număr de zile sunt ușor de administrat. Asta nu înseamnă că sunt și suficiente.

OCDE clarifică principiile, dar companiile trebuie să ia decizia

Noile orientări OCDE sunt utile pentru că se uită la realitatea muncii la distanță, nu doar la existența unei locuințe într-un alt stat. Analiza ia în calcul cât timp se lucrează de acolo, dacă există un motiv comercial și care sunt circumstanțele concrete. Nu există, însă, un număr magic de zile după care apare automat un sediu permanent.

Concluzia este simplă: nu fiecare zi lucrată din străinătate trebuie să devină un dosar și nu fiecare solicitare are nevoie de săptămâni de analiză. Dar compania trebuie să știe despre ea. Fără date corecte și criterii aplicate consecvent, flexibilitatea devine doar risc amânat. Când HR, payroll, echipa fiscală, juridicul și businessul lucrează cu aceeași informație, decizia poate fi luată înainte de apariția obligațiilor.

Mobilitatea influențează direct viteza cu care o organizație poate porni un proiect, răspunde unei nevoi comerciale sau accesa competențe indisponibile local. Nu cred că soluția este încă un strat de aprobare. Soluția este vizibilitatea: reguli clare, date disponibile la timp și responsabilități precise. Dacă procesul este prea rigid, oamenii îl vor ocoli. Dacă este prea permisiv, costurile vor apărea mai târziu, când opțiunile sunt deja limitate.

Companiile nu trebuie să aleagă între flexibilitate și conformare. Trebuie să poată spune rapid „da”, atunci când se poate și un „nu încă” argumentat, atunci când lipsesc informațiile. În mobilitatea internațională, problema nu este flexibilitatea. Problema este flexibilitatea pe care organizația nu o vede.

Foto: 472665946 © Dmitrii Melnikov | Dreamstime.com