Marian Știrbescu, Colltrain: „Unele companii de training și-au oprit complet activitatea”

Marian Știrbescu, Colltrain: „Unele companii de training și-au oprit complet activitatea”

Marian Știrbescu, CEO și co-fondator al Colltrain, o platformă românească de training colaborativ la distanță ne-a vorbit despre impactul pandemiei asupra pieței de training din România, dar și despre principalele schimbări aduse de criza de sănătate publică programelor de training.

Când și cum a luat naștere Colltrain și la cât s-a ridicat investiția inițială în companie?

Înainte de pandemie, am cochetat cu ideea de training online și ne-am pus problema cum am putea să transformăm trainingul în clasă în training online, motivați fiind de oportunitățile de livrare a activităților la distanță în Europa. La vremea respectivă (anii 2018-2019) existau deja firme care foloseau Skype și Cisco web ca metodă de organizare a întâlnirilor și trainingurilor de produs ori proces. De asemenea, companiile utilizau platformele digitale pentru proiectele de organizare a vânzărilor. Folosind această metodă intern, firmele au explorat disponibilitatea unor furnizori externi de training pentru a putea livra la nivel regional aceste cursuri fără să deplaseze angajații.

Una peste alta, la finalul 2019, am renunțat la ideea de a susține traininguri online și am îmbrățișat varianta de a investi mai degrabă în materiale pentru self-paced learning, ceea ce este astăzi cunoscut sub eticheta de “e-learning”, respectiv cursuri pe care participanții le consumă în ritmul propriu, materiale video sau scrise, completate de quizuri sau activități individuale. Eram conștienți de faptul că asta implică dezvoltarea de competențe de creare de materiale video, animații și activități individuale și, de asemenea, nevoia de a fi dispuși să ne schimbăm formatul de livrare premium într-un format de producție video, unde venitul pe participant putea să fie de 5-7 până la 10 ori mai mic față de valoarea serviciilor livrate în sală. Într-un fel, ne-am resemnat cu ideea și am considerat că acesta-i viitorul: investiții în materiale de e-learning și aproape ZERO interacțiune cu cursanții.

În martie 2020 la compania de training la care lucrăm, 30 de sesiuni au fost anulate sau amânate din cauza constrângerilor de distanțare socială. Acela a fost momentul în care am socotit că este timpul să găsim o soluție pentru livrare de training care să fie cât mai aproape de cea din sala de curs. Am experimentat cu Zoom pentru prezentare video și conversații în echipe și am trăit o epifanie: ne-am dat seama că putem să înlocuim culegerea de idei pe flipchart cu un ipad (shared over Zoom) și am considerat că „Breakout rooms is the best”.

Nu au trecut mai mult de 2-3 livrări în care am început să ne plângem cu afirmații de tipul “știi că în sală, ne-am fi jucat cu un set de Scrabble sau un set de Lego, cărți de joc sau un set de cartonașe, sau că la activitatea asta ne jucăm cu un puzzle, dar, că să vezi, la activitatea asta nu putem să facem așa ceva online.” Așa că a devenit evident că deși participanții pot să discute într-un cerc restrâns în Breakout rooms, nu este prea clar ce ar putea să facă acolo.

Următorul progres a constat în transformarea caietului participantului (workbook) într-un format colaborativ online utilizând Google Docs/ Microsoft 365. Metoda asta ne-a ajutat mult, mai ales în cazul activităților individuale, dar pentru activitățile de echipa ne-am confruntat pe la începuturi cu câteva probleme: lipsa de control asupra modului de desfășurare a activității a dus la situații ciudate, jenante, în care unul din participanți a șters deja toate cartonașele care conțineau informația pentru escape room, așa că am fost nevoiți să restartam de nenumărate ori activitatea.

Am considerat că acest nivel de experiență pentru participanți este suboptimal, așa că în 2 aprilie 2020 am început să utilizez în cursurile proprii trei tipuri de activități: o simulare de mulțime de alphabet letters, ceva similar cu un set de Scrabble, o activitate în care se puteau combina mai multe seturi de cărți de joc și o aplicație de tip flipchart cu care să simulăm lucrul cu post-it-uri.

Alexandru Cojocaru, managerul tehnic de dezvoltare al Colltrain, a reușit să aducă la viață acest MVP (minimum viable product). Timp de trei luni am iterat săptămână de săptămână în baza feedback-ului direct și a fost un succes enorm.

Clienții care au fost dispuși să testeze livrarea online au fost fascinați de experiență, unii dintre ei au menționat că nu au trăit o astfel de experiență în sala de curs. Ce să zic…  Fiecare cu experiențele lui. În mod cert, media feedbackului de la aceste cursuri a fost de 4,8 pe o scară de la 1 la 5. La unele cursuri a fost un punctaj superior celui obținut în sală, iar noi ne-am bucurat că participanții își pot continua trainingurile.

Investiția inițială a fost de timp și efort continuu, ulterior pentru a face soluția disponibilă celor care au nevoie am investit din resurse proprii aproximativ 202.000 de euro (la momentul iunie 2022).

Ne puteți spune câteva cuvinte despre cum funcționează platforma de training colaborativ, Colltrain?

Colltrain este o platformă de training colaborativ ce susține perfect, fără artificii sau workaround-uri, procesul de livrare și învățare la distanță. Spunem asta cu mâna pe inimă, pentru că l-am testat chiar noi pe sute de sesiuni de training cu diverse particularități și topicuri.

Penrtru participanți – în baza unui link transmis de trainer/facilitator în fereastra de chat a aplicației de videoconferință (Zoom, MS Teams), participanții pot accesa platforma ușor și rapid, fără să fie nevoie să creeze/furnizeze diverse date personale. Odată ajunși pe platformă, vor putea parcurge activitatea respectivă împreună cu colegii lor, putând muta obiecte pe board în același timp cu ceilalți membri ai echipei. În felul acesta, gradul de implicare al tuturor participanților crește substanțial, de vreme ce nu mai vorbim de un singur coleg care se află ‘la butoane’.Pentru traineri/facilitatori: în baza aplicării pe cont a unuia dintre planuri (mai multe detalii aici), aceștia pot rula activități din generoasa librărie de activități Colltrain sau își pot crea propriile activități/converti activitățile pe care le derulau în sala de curs. În cazul în care fac parte dintr-o echipa de traineri/facilitatori, au posibilitatea de a partaja propriile lor activitățile și cu ceilalți membri ai echipei.

Cum a fost perioada de pandemie pentru Colltrain? Dar pentru piața de training în general?

Perioada pandemică a fost prielnică testării, dezvoltării și maturizării platformei. Peste 100 de traineri în principal din Europa au început să utilizeze platforma. În acest moment, numărul trainerilor a depășit 222.

Pentru livrarea tradițională în sala de curs, diverse companii au raportat scăderi de 50-80% din volumul normal. Știm destule cazuri în care unele companii de training și-au oprit complet activitatea, formatorii reprofilându-se pe zona de coaching sau consultanță. Pentru cei care au deprins metodă de livrare la distanță utilizând platforme dedicate de training, pandemia a avut efect opus, înregistrând creșteri de 15-20% sau în unele cazuri dublarea volumului de activitate.

Care sunt principalele schimbări pe care le-a adus pandemia programelor de training și cum s-au derulat programele de training în cei doi ani de pandemie?

Sunt mai multe unghiuri din care putem să analizăm această situație:

1.    din perspectiva companiilor – acestea au ajuns rapid să prefere cursurile online pentru că și-au dat seama că bugetele existente pot acoperi în felul acesta instruirea unui număr mai mare de angajați (grație unei serii de costuri care nu se mai aplică în online: închiriere sala de conferință, transport, materiale printate, etc) și că sesiunile de training pot fi organizate mult mai rapid și fără să mai fie afectată activitatea de business (angajații nu mai au nevoie să lipsească 1-2 zile pentru a călători spre locația cursului)

2.    din prisma participanților – aceștia au avut parte de surprize plăcute, au descoperit faptul că se pot bucura de experiențe memorabile de învățare în echipa, chiar și în mediul online, și nu în cele din urmă, unii dintre ei au avut acces la cursuri la care altfel nu ar fi putut participa datorită constrângerilor financiare sau logistice.

Care au fost cele mai solicitate programe de training în perioada de pandemie? De ce?

Într-un fel, pandemia a accelerat câteva tendințe inclusiv în alegerea temelor de învățare și asta s-a văzut pentru categorii de cursuri cum ar fi: cursuri tehnice (Excel Power BI), cursuri Agile și de certificare, leadership, vânzări.

Nu în ultimul rând, inițiativele de digitalizare ale companiilor au continuat, sau acolo unde încă erau la început, au demarat în forță.

Care sunt planurile pe care le aveți pentru următoarea perioadă de timp pentru Colltrain?

Pentru că misiunea noastră este să dezvoltăm instrumente de training colaborativ pentru învățare experiențială fără egal, am păstrat ritmul de dezvoltare, deși o paletă largă de tipuri de activități experiențiale derulate la sală au fost deja transferate sau au funcționalități dedicate pentru transfer în Colltrain. Ne concentrăm pe extinderea capabilităților și acoperirea oricărui scenariu relevant, pentru a servi o audiență globală. În viitorul apropiat ne propunem să extindem paleta de master-aplicații, de exemplu, vom dezvolta generatoare de word search și puzzles pentru ca din două click-uri trainerul să dezvolte o activitate relevantă de tip icebreaker sau recapitulativă.