Andrei Negulescu, Matricia Solutions: AI-ul nu merge pe dosare cu șină

Andrei Negulescu, Matricia Solutions: AI-ul nu merge pe dosare cu șină

Reading Time: 7 minute

Digitalizarea rămâne o nucă tare pentru multe companii românești, mai ales din zona IMM-urilor. Probleme sunt destule, pornind de la așteptările nerealiste privind acest proces, la alegerea și implementarea greșită a unor soluții tehnologice.

Andrei Negulescu, Strategic Digitalisation Manager la Matricia Solutions, ne-a purtat prin poveștile digitalizării la români și care sunt pașii ce trebuie urmați pentru a intra cu bine în această lume.

Cum definiți, din perspectiva Matricia Solutions, conceptul de modernizare și digitalizare a afacerilor în România de azi?

În România, prima prioritate este ca organizațiile să nu mai facă procese cheie de business, generatoare de costuri sau de venituri, pe e-mail. Vedem în sute de companii cum trimiterea sarcinilor pe mail, de documente ca atașamente sunt un mare consumator de timp și bani pentru companii și le încurcă în a genera venituri. Am văzut procese majore (cum ar fi ofertarea, contractarea, aprobarea de achiziții în companii mari și medii) – vorbim de procese unde sunt profituri la mijloc – făcute pe e-mail. Se pierdeau atașamentele, nu știai care e ultima variantă, nu știai cine ce are de făcut, care e statusul sarcinilor sau al proiectului și totul era opac.

Când muți aceste procese într-o aplicație unde sarcinile sunt sarcini, urmează procese, informațiile sunt validate și preluate și întreținute în baze de date și documentele sunt stocate automat în locul potrivit, vezi o diferență majoră. Și acela este terenul fertil pentru a veni peste cu AI, rapoarte, pentru că aduci cunoașterea companiei într-un mediu centralizat și digital unde oamenii lucrează intuitiv și Management-ul înțelege ce se întâmplă în business.

Care sunt principalele obstacole pe care companiile românești le întâmpină în procesul de digitalizare și cum pot fi acestea depășite?

Orizontul de așteptări legat de timp, efort și implicare strategică pentru succesul proiectului, cât și legat de ce pot face developerii sau aplicațiile IT. Digitalizarea este un proces de schimbare organizațională. Iei activitățile angajaților care au tot felul de “chichițe”, detalii pe care doar ei le cunosc și le traduci în procese ce trebuie să funcționeze într-o aplicație de business.

Provocarea este această traducere. Poți face asta doar cu soluții potrivite configurate special pentru compania ta, oamenii tăi, procesul tău și nuanțele sale. Problema este că, din lipsă de experiență și din cauza promisiunilor furnizorilor de servicii IT din ultimii ani, companiile deseori nu văd cheia succesului digitalizării – trebuie echilibrate interesele unui număr mare de stakeholderi și varianta optimă de “automatizare” având în vedere timpul, banii și oamenii alocați pe proiect. Echilibrul acesta face diferența, este rezultatul negocierii, înțelegerii, sfătuirii, dar și al leadership-ului ce oferă o direcție strategică clară.

Când stakeholderii sunt toți aduși la masă, când schimbarea este tratată strategic și furnizorul de IT creează așteptări realiste, procesul are șanse mari să fie de succes și cu rezultate văzute într-un orizont bun de timp, de aproximativ 3-4 luni.

Există diferențe semnificative între așteptările mediului de business și realitatea implementării digitalizării în România? Puteți oferi exemple?

Da. În primul rând este distincția dintre „custom-developed”, aplicații scrise de la zero și aplicații configurate pe platforme de business consacrate. În România încă se mai crede în sisteme IT construite de o echipă de developeri în loc să se meargă pe varianta de platforme sigure, unde rezultatele se văd repede și sunt temeinice. În al doilea rând, este așteptarea că în IT poți face orice, că poți lua un business care are un proces nefericit sau învechit și îl transformi în biți și deodată merge.

Dar nu este așa. Noi tratăm digitalizarea ca o transformare organizațională, iar echipa noastră este axată pe business, pe interesele stakeholderilor, pe capacitatea utilizatorilor de a folosi aplicația atât cât punem accent și pe rafinamentul tehnologic al soluției.

Noi nu spunem că totul este posibil, dar ne concentrăm pe obiectivele clientului întrebând constant “de ce”. Iar când proiectul devine mai complex, nu căutăm vinovați, ci lucrăm împreună pentru a defini cerințele corect, a aborda sistemul potrivit și a urmări clar obiectivele și constrângerile, totul pornind de la baze solide de business și obiective financiare și strategice.

În ce sectoare observați cele mai mari progrese sau, dimpotrivă, cele mai mari întârzieri în adoptarea soluțiilor digitale?

Mari progrese vedem în zona de construcții, unde cei mai mari jucători merg pe acest drum. La fel putem spune despre banking, asigurări și în lanțurile mari de healthcare unde este clară legătura dintre digitalizare și experiența clientului sau generarea vânzărilor.

În ultimii 15 ani am văzut cum interesul companiilor crește, mai ales al celor antreprenoriale, locale, unde copiii fondatorului preiau business-ul și caută să creeze o fundație mai solidă pentru modul în care operează.

Cele mai mari întârzieri le vedem în educație unde interesul este aproape de zero deși au multe procese ce implică documente ce trebuie să ajungă din punctul A în punctul B, referate, cereri de eliberare de documente și altele asemenea.

Ce diferențiază soluțiile Matricia Solutions de alte platforme de digitalizare prezente pe piața românească?

Sunt ușor de configurat, îți creează un orizont clar de așteptări încă din procesul de vânzare, un limbaj comun cu clientul pentru a putea traduce rapid cerințele de business în cerințe tehnice. Sunt fiabile, căci au companii mari în spate, și sunt construite de noi în jurul oamenilor, pornind de la obiective clare de business fără funcționalități de dragul funcționalităților.

Noi, la Matricia Solutions, spunem că sistemele IT trebuie să aducă beneficii fiind aproape invizibile, adică să nu sesizezi că le folosești fiind intuitive și conturate pe nevoile tale.

Cum ajută parteneriatul cu Laserfiche și OnBase la crearea unor soluții adaptate nevoilor concrete ale companiilor din România?

Pe scurt, ele ne permit să ne concentrăm pe aspectele de business, nu pe cele tehnice. Construim soluții solide și sustenabile, care nu depind de câțiva oameni-cheie, ci de o echipă întreagă capabilă să comunice clar și eficient cu clientul.

Ci folosim platforme în care construim aplicații după o logică clară, concentrându-ne pe cerințe de business. Asta înseamnă că reduc timpul dintre semnarea până la livrarea proiectului. Funcționalitățile de platformă sunt întreținute de Laserfiche și OnBase, de echipe mari, cu 30.000 de companii ce le folosesc la nivel global. Iar noi le localizăm, le adaptăm exact companiei, specificului, industriei, oamenilor. Ele ne permit să fim consultanți, nu doar implementatori.

Puteți oferi un exemplu concret de proiect în care Matricia Solutions a transformat modul de lucru al unui client, crescând eficiența și reducând costurile?

Da. În unul din cele mai mari lanțuri de clinici medicale din România care încercase să implementeze sistemul de aprobare al achizițiilor – sistem în care se achiziționează de la RMN-uri de milioane de euro, la pixuri. Au pierdut trei ani pe acel proiect cu o companie care folosea tehnologiile greșite și abordarea de implementator, nu pe cea de consultant.

Dar în trei luni, noi am construit aplicația completă în OnBase, care este folosită acum de întreg grupul și prin care au început să gestioneze, între timp, contracte, facturi, licitații, management-ul locațiilor, al rapoartelor de sustenabilitate și altele. Colegii mei au știut să întrebe „de ce” în momentele-cheie și au reușit să clarifice scopul proiectului îndeajuns de mult încât să găsească abordarea tehnică ce avea să îl scoată la lumină.

Ce rol joacă inteligența artificială în portofoliul de soluții Matricia Solutions și ce beneficii aduce aceasta clienților?

Avem o vorbă: AI-ul nu merge pe dosare cu șină. Toată lumea vrea AI, dar nu are documentele digitalizate într-un sistem. Și, de fapt, aici e cea mai mare miză a AI-ului, că poate să transforme date complet nestructurate (cum ar fi contracte) în date structurate ce oferă inteligență de business.

La Matricia Solutions am adus în sistem 14.000 de contracte pentru un client extrăgând din ele 25 de etichete distincte ca să poată avea date relevante despre business. Practic, transformăm cufere întregi de informații în date acționabile.

Încarci un document și sistemul știe deja ce este și la cine trebuie să ajungă. Scoți rapoarte din povești scrise. Sunt multe oportunități, asta facem noi.

Cum abordați provocarea adoptării efective a noilor tehnologii de către angajați, astfel încât digitalizarea să nu rămână doar la nivel de strategie?

Îi înțelegem. Și negociem în numele lor cu stakeholderii din management. Scopul nostru este să venim cu o aplicație utilă, în bugetul alocat, în timpul alocat. Utilă înseamnă utilizată. Nu o aplicație care sună bine pe hârtie, dar în practică nu merge. Feature-urile pot fi tentante – simți că faci un lego și derivi plăcere din a-i spori complexitatea.

Noi nu facem asta, ci ne ocupăm să facem un sistem tip “vortex”, adică în care ai flexibilitate ca utilizator, dar informația ajunge structurată. Îi implicăm încă de la început și pe tot parcursul procesului și încercăm să vedem cum lucrează ei de fapt, nu doar cum arată procesul desenat în Vizio și sfătuim business-ul cu privire la modul optim de a face noul proces.

Care ar fi principalele beneficii economice pe care le-ar aduce digitalizarea extinsă a mediului de afaceri din România?

Dacă digitalizarea este făcută într-un mod strategic, ea duce la creșterea business-ului pe termen lung în următoarele feluri: eficientizarea timpului, atragerea talentelor, reducerea costurilor imediate și control.

În primul rând, oameni extraordinar de inteligenți nu își mai consumă tot timpul lor veghind asupra unor procese de business care implică decizii critice, căci ele sunt structurate într-un sistem. Timpul și energia lor pot fi folosite pentru a veni cu idei, inițiative, a dezvolta business-ul.

În al doilea rând atrage talent, căci oamenii talentați nu vor să vină să facă munca repetitivă, iar sistemul îi salvează din asta.

În al treilea rând, reduce costurile imediate – business pierdut, greșeli, lipsa de transparență sau control asupra costurilor. Acolo sunt profituri mari care sunt pierdute și nici nu le vezi pentru că nu ai uneltele care să te ajute să le descoperi. Și oferă control și vizibilitate management-ului astfel încât să ia deciziile corecte pentru dezvoltarea business-ului.

Știu că odată digitalizate, businessurile din România pot merge mai bine decât o fac și economia poate crește. În mediul public, digitalizarea poate reduce semnificativ frecușurile și costurile administrative și cred că avem nevoie mare de asta.

Dincolo de sectorul IT, ce alte industrii ar putea beneficia cel mai mult de pe urma digitalizării accelerate?

Toate industriile pot beneficia de tehnologie, în proporții diferite și cu tehnologii diferite, cât timp nu pici în extrema cealaltă unde optimizezi mai mult de dragul optimizării decât pentru a aduce beneficii imediate. Noi ne axăm pe companii cu peste 50 de angajați.

Noi facem management de procese și documente. Nu vom încerca să facem CRM-uri, ERP-uri, căci soluțiile noastre nu vor putea face mai bine asta decât cele consacrate unde sunt experți pe domeniu. Unii au nevoie de ce facem noi, alții au mai mare nevoie de un task manager tradițional sau de un tool de vânzări.

Important este ca furnizorii IT să fie transparenți și să nu încerce să-și introducă soluțiile cu orice preț și să tragă de ele până nu mai merg, căci atunci încrederea în tot ceea ce facem noi scade.

Cum poate digitalizarea contribui la reducerea decalajului dintre companiile mari și IMM-uri în România?

În România, avem o criză de talent pe piața muncii. Din cauza sistemului educațional oamenii sunt slab pregătiți pentru munca uzuală din business-uri. Abilități precum comunicare, rezolvare metodică de probleme, management de proiect, înțelegerea stakeholderilor și a psihologiei clienților sunt deosebit de rare.

Companiile trebuie să își canalizeze resursele pentru a atrage acest gen de talent și a-i oferi un pachet excelent raportat la competiție – ei fac businessul. Dar dacă management-ul, angajații, toți sunt prinși în sarcini administrative 80% din timp, când să faci restul? Și când banii companiei se duc în a plăti sute de oameni care de fapt nu fac o muncă cu valoare adăugată, cum mai poți avea buget pentru talent, pentru investițiile care chiar cresc business-ul, care văd și iau oportunități, eliminând riscuri pe care alții nu le-ar vedea?

IMM-urile pot crea un mediu mai structurat prin digitalizare și pot aloca resursele mai limitate decât ale corporațiilor către activitățile generatoare de venituri. Asta cred că ar fi contribuția principală.

Secțiune susținută de Raiffeisen Bank