Elena Radu, director operațional, Medialine România: „Pentru companii, presiunea s-a mutat din zona de raportare la final de lună în zona de operare zilnică”

Elena Radu, director operațional, Medialine România: „Pentru companii, presiunea s-a mutat din zona de raportare la final de lună în zona de operare zilnică”

Reading Time: 3 minute

Digitalizarea fiscală a schimbat fundamental modul în care companiile își gestionează conformitatea. Odată cu implementarea RO e-Factura, SAF-T și a celorlalte sisteme de raportare electronică, provocarea nu mai este doar transmiterea datelor către ANAF, ci integrarea și verificarea lor în timp real.

Elena Radu, director operațional la Medialine România, explică de ce automatizarea a devenit un avantaj competitiv pentru departamentele financiare și cum pot reduce companiile riscurile de neconformitate prin soluții integrate.

România a intrat într-una dintre cele mai rapide digitalizări fiscale din Europa. Din poziția dumneavoastră, ce a schimbat acest lucru pentru companii?

A schimbat modul în care companiile și specialiștii în finanțe privesc conformitatea. Până nu demult, răspunsul venea dintr-un dosar sau dintr-o discuție cu contabilul-șef, la final de lună. Astăzi, a fi conform înseamnă să corelezi sute de facturi transmise prin RO e-Factura cu o declarație SAF-T de sute de câmpuri și cu fluxuri care circulă în ambele sensuri între sistemele companiei și ANAF, în timp aproape real.

Contextul explică de ce am avansat atât de repede. Conform celei mai recente evaluări complete a Comisiei Europene, România avea în 2023 un decalaj de conformare la TVA de 30%, față de o medie europeană de 9,5%, fiind cel mai mare din Uniune, adică aproximativ 9,2 miliarde de euro necolectați raportat la consumul real. Răspunsul autorităților a fost simplu: dacă nu poți colecta mai mult prin mijloace clasice, digitalizezi raportarea pentru ca discrepanțele să devină vizibile imediat. Așa au apărut, rapid, RO e-Factura, RO e-Transport și SAF-T. Indiferent ce părere are fiecare despre ritm, direcția este ireversibilă, iar pentru companii presiunea s-a mutat din zona de „raportare la final de lună” în zona de operare zilnică.

Dacă obligațiile sunt clare și asumate, unde apare totuși problema reală pentru echipele financiare?

Deși obligațiile au crescut, instrumentele cu care sunt gestionate au rămas în multe companii parțial automatizate. Și paradoxul este că semi-automatizarea, în fiscalitate, e adesea mai periculoasă decât munca manuală detaliată și anevoioasă, fiindcă îți dă un sentiment de control fals.

În practică, acest lucru înseamnă ore pierdute lunar copiind manual facturile furnizorilor din SPV în ERP, declarații pregătite într-un proces lent pe care o singură greșeală de tastare îl compromite, oameni care verifică de mână aceleași fișiere. Și, cel mai grav, datele din sistemul companiei și cele ajunse la ANAF încep să nu mai coincidă, fără ca cineva să observe la timp. Pentru directorul financiar, consecința e una singură: pierde firul. Riscul de neconformitate nu mai e ceva ce anticipează, ci ceva ce descoperă reactiv și asta se întâmplă, de regulă, în mijlocul unui control.

Cum ajută concret acest sistem companiile?

Noi am construit ContaSync exact pentru tranziția aceasta, fiind o soluție care gestionează întregul flux. Preia automat facturile furnizorilor din SPV și le pune direct în ERP, transmite facturile către clienți, pregătește declarațiile (SAF-T și celelalte raportări periodice) din datele care există deja în sistem, fără ca cineva să le introducă de mână.

Diferența esențială e că verifică fiecare factură înainte să plece, astfel încât o eroare să fie prinsă din timp, nu descoperită ca respingere de la ANAF zile mai târziu. Și poate confirma dacă un partener e valid fiscal încă dinainte de tranzacție, nu după. Pentru un specialist în finanțe, acest lucru înseamnă să nu mai petreacă ore de investigații în SPV și ERP ca să confirme dacă cele două spun același lucru.

Mulți spun deja că au o „soluție de raportare”. Care e, atunci, diferența dintre a raporta și a rezolva cu adevărat?

Ne putem imagina că majoritatea instrumentelor de pe piață funcționează ca o cutie poștală: iei datele din ERP, le trimiți la ANAF și ai impresia că ți-ai făcut treaba. Dar ANAF îți răspunde și confirmă că a primit sau semnalează că ceva e greșit și factura a fost respinsă. Iar acele răspunsuri ajung, în multe companii, într-un colț pe care cineva trebuie să-l verifice manual, când are timp. Adevărata conformare nu este când trimiți documentul, ci când citești ce ți-a întors statul.

ContaSync preia automat facturile furnizorilor din SPV și le pune direct în ERP, trimite mai departe facturile către clienți, pregătește singură declarațiile (SAF-T și celelalte raportări periodice) din datele care există deja în sistem și verifică fiecare factură înainte ca ea să plece.  

Care este, în final, mesajul dumneavoastră pentru un director financiar care încă ezită?

Într-un mediu în care statul vede tranzacțiile aproape în timp real, companiile care își verifică conformitatea „de mână” operează cu un handicap structural, iar în acest moment trebuie să extindem discuția dincolo de digitalizare, către automatizare eficientă. Este poate cel mai contraintuitiv efect al digitalizării fiscale din România, pentru că a transformat conformitatea dintr-o obligație administrativă într-un test de maturitate operațională.

Așadar, nu ne mai adresăm întrebarea dacă procesele trebuie automatizate, acest lucru a devenit deja evident. Întrebarea este cât timp, câte resurse și cât risc reputațional își permite o organizație să cheltuiască pentru a afla, cu întârziere de ore sau zile, un răspuns pe care un sistem bine integrat îl oferă instant.