Biroul se mută în cloud

Foto: Dmitry Kotin – Dreamstime.com

La o cafenea sau la un restaurant, în mașină, la mall, în aeroport, acasă – nu-i așa că ați lucrat în mai multe dintre aceste locuri în ultima perioadă? Și ați făcut-o și de pe laptop, dar și de pe mobil. Apoi, ați continuat la birou. Sau ați început la birou și ați continuat în altă parte. În aceste condiții, unde se află mai exact locul de muncă? Avem ore flexibile de începere a programului, angajați mobili, posturi de lucru nealocate și angajați care interacționează zilnic peste granițele naționale. Productivitatea este în creștere, dar pentru companii această nouă realitate este destul de dificil de administrat. Volumul tot mai mare de date și accesarea lor de pe dispozitive de tot felul ridică probleme de securitate și gestionare a datelor.

Potrivit raportului Canon Office Insights 2018 pentru Europa Centrală și de Est, creșterea activității BYOD (bring your own device – aducerea propriului dispozitiv) a continuat în regiune. 48% dintre respondenți au permisiunea de a-și conecta dispozitivele personale la rețelele sau imprimantele companiei, iar 17% pot lucra de la distanță. În același timp, este în creștere numărul respondenților care consideră că permisiunea de a-și utiliza propriile dispozitive va îmbunătăţi flexibilitatea, intimitatea și eficiența crescută.

Și în ceea ce privește funcționa­litățile mobile se păstrează consensul. Un procent de 63% dintre respondenți au considerat că posibilitatea de a imprima la locul de muncă direct de pe dispozitivele mobile este utilă. Iar 66% dintre factorii de decizie consideră posibil să achiziționeze în viitor o imprimantă sau un dispozitiv multifuncțional (MDF), care să permită accesul de la distanță, ceea ce arată că imprimarea de pe dispozitive mobile câștigă tot mai mult interes, chiar dacă nivelul de asimilare rămâne redus pentru moment. Este încă o dovadă a faptului că tehnologia se află cu mult înaintea realității din majoritatea birourilor. Mai sunt lu­cruri de făcut pentru a crea cadrul, cultura și infrastructura IT care sunt necesare pentru o adevărată securitate mobilă. Accesul la rețele este în continuare nesigur și foarte multe documente nu sunt încă în format electronic. Dar această stare de fapt se va schimba radical și rapid, revoluționând întreaga idee despre ce ar trebui să reprezinte biroul în cadrul unui proces.

Tot mai multe companii au trecut la servicii de cloud pentru gestio­narea, păstrarea și transferul documentelor. Adesea, aleg soluțiile unor giganți ca Google și Microsoft, iar preocupările legate de securitate sunt contrabalansate de beneficiile evidente de mobilitate și flexibilitate care însoțesc lucrul mobil în cloud. Majoritatea factorilor de decizie sunt conștienți de faptul că soluțiile bazate pe cloud ajută gestionarea fluxului documentelor și de beneficiile potențiale pe care le aduc în raționalizarea și îmbunătățirea proceselor existente. Cifrele raportului Canon confirmă acest fapt: în timp ce doar 25% dintre companiile din CEE folosesc instrumente de gestionare a documentelor, 22% declară că au în plan introducerea unor asemenea sisteme în birourile lor.

Deși lucrul de la distanță a devenit o realitate acceptată de tot mai multe companii, lucrurile sunt mai puțin clare în domeniul gestionării documentelor din cloud. Media raportată în CEE este sub nivelul piețelor emergente, unde 34% dintre companii profită de gestionarea documentelor bazată pe cloud și 19% planifică să o facă, dar organizațiile din regiune consideră că tranziția este îndreptată spre utilizarea aplicațiilor bazate pe tehnologia cloud ca normă pentru gestionarea datelor și informațiilor.

Mai multe detalii găsiți pe www.canon.ro/officeinsights2018.