Cum înțelegerea procrastinării ne ajută să fim mai eficienți

Cum înțelegerea procrastinării ne ajută să fim mai eficienți

Ca specialist în programe de work-life balance, dar și ca terapeut, am observat de multe ori că există un „gap” între viziune (ceea ce ne dorim să fim și să facem) și realitate (ceea ce se întâmplă cu adevărat). Cu alte cuvinte, în ciuda faptului că oamenii știu în general ce au de făcut, își găsesc singuri motive să nu facă până se face prea târziu.

de Elena Pădurariu

De aici m-am gândit că, înainte de a ne apuca serios de conceptele de work-life balance, de creșterea eficienței și a productivității, este de o importanță la fel de mare cunoașterea forțelor care ne „trag înapoi” de la acțiune, acele forțe invizibile care se fac vizibile exact în momentul în care ne pregătim să trecem la un stil de viață sănătos, să ne îngrijim de relațiile cu cei apropiați sau să ne apucăm de raportul important ce trebuie pregătit în 3 zile.

Procrastinarea, căci despre ea vorbesc, nu este singura responsabilă pentru această diferență între viziune și realitate. Printre responsabili mai sunt: impactul mediului aflat în continuă schimbare ce poate duce la un sentiment de „blocare” în fața atâtor opțiuni, lipsa unei viziuni clare în ceea ce privește principalelor arii din viața noastră, teama de a nu da greș.

Odată însă ce vom înțelege mecanismele procrastinării, ale amânării mai pe românește, cred că ne va fi mai ușor să ne suflecăm mânecile și să trecem la treabă, fiindcă de acum înainte ne va face mai atenți asupra modului în care ne petrecem timpul, adică vom ieși din automatismul de zi cu zi și ne vom putea întreba din când în când: „Este acesta modul în care aleg să îmi petrec timpul?”

Tim Urban a și-a dedicat mult timp să studieze procrastinarea și a observat că există două tipuri:

• Procrastinarea cu deadline, adică atunci când avem de încheiat o activitate, dar avem și un termen până la care trebuie să o facem. De obicei, este vorba de task-uri care se întind pe termen scurt și mediu.
• Procrastinarea fără deadline, pe care o întâlnim în general la proiectele pe termen mediu sau lung și în a cărei categorie intră sănătatea, cariera, dezvoltarea personală, familia.

Prima categorie este și cea pe care o putem înfrunta cu mai multă ușurință, fiindcă vrem, nu vrem, la un moment dat când se apropie deadline-ul, vom trece la treabă. Partea enervantă este că, de cele mai multe ori, consumul de stres este mai ridicat când lăsăm totul pe ultima sută de metri, că nici calitatea muncii prestate nu este cea mai ridicată, iar mintea noastră suferă tot timpul că avem „ceva pe cap” (ce știm că trebuie să facem), ca o melodie al cărei refren ne rămâne constant în  minte. Iar o minte neclară nu se poate concentra.

În ceea ce privește a doua categorie de procrastinare, treaba este un pic mai dureroasă și în același timp, mai greu de învins, pentru că nu există un efect negativ ce intră imediat în vigoare (gen te ia șeful la întrebări), ci efectele pentru „not doing” apar în timp: degradarea stării de sănătate fizică și emoțională, înrăutățirea relațiilor cu cei apropiați (parteneri, copii), șeful nu te ia în calcul la avansare, nu ești fericit, deși pari a avea tot ce îți dorești. În plus, imaginea și stima de sine au de suferit. De aceea, acest tip de procrastinare are nevoie de un focus mai prelungit și de o disciplină mai strictă, dar și de o abordare mai profundă prin care să ne întrebăm ce ne dorim de fapt de la viața asta?

Dar sunt și câteva lucruri pe care le putem face, ca să nu ne lăsăm viața la voia întâmplării. Autorul Tim Pychyl a identificat că pentru mulți dintre noi, cu cât task-ul pe care îl avem de făcut este mai neplăcut, cu atât tendința să amânăm este mai mare. El a identificat următoarele caracteristici ce fac un task demn de amânare: plictisitor, frustrant, dificil, ambiguu, nestructurat, intrinsec nemotivant, fără importanță pentru noi. La care se mai pot adăuga incapabilitatea de a lua decizii sau teama de eșec – lucruri mai personale.

Dacă ne uităm numai la acești factori, putem să începem a lupta cu amânarea prin:

• În primul rând identificarea task-urilor relevante și urgente pentru a nu pica în capcana de a face lucrurile cu prioritate scăzută mai întâi, ca apoi să nu mai avem energie pentru restul.
• A pregăti toate lucrurile care te pot ajuta la îndeplinirea task-ului pentru a le avea la îndemână. Cere informații suplimentare dacă sunt neclarități și apoi fă un mic pas de început. Odată ce ai început, va fi mai dificil să abandonezi.
• Dacă proiectul este prea mare, folosește tehnica „salamului”, feliază-l în felii subțiri ca să îți ușurezi munca, dar și ca să îți faci curaj să începi.
• Începe cu ce este mai dificil, cu task-ul care îți creează cea mai mare teama. Tendința este că, dacă amânăm pe după-amiază sau pe mai târziu, ne vom găsi și mai ușor scuze ca să lăsăm pe ziua următoare. Și apoi o luăm din nou de la capăt.
• Alocă în calendar o fereastră de timp pentru lucru la task-ul ce îți dă bătaie de cap. Astfel va fi mereu în focusul atenției tale și va fi mai greu de ignorat. De asemenea, vă ajută să vă stabiliți prioritățile mai clar. Cu cât vă este mai clar ce aveți de făcut, cu atât va fi mai ușor să nu cedați când apar alte lucruri sau colegi cu lucruri urgente, dar nu la fel de importante.
• Scrie o listă cu „costurile” ce le vei avea de suportat dacă nu îndeplinești task-ul, dar și cu beneficiile de care te vei bucura când va fi încheiat. Unii dintre noi acționăm mai bine la frică, alții la succes.
• Fii mai atent la fluxul gândurilor, la self-talk și observă când începe să apară „vocea” amânării. În loc să stați la discuții, mai bine spune-i „Bună, ne vedem mai târziu” și treci la treabă. Fiindcă această voce vrea de obicei o gratificare (o pauză de cafea, un telefon, puțin timp în rețelele sociale), promite-i că revii, dar la un timp stabilit de tine. Și da, ne putem oferi și o mică recompensă când realizăm ceva dificil, fie că e mersul la restaurant cu prietenii, sau o excursie la sfârșit de săptămână, un film… gândul la o emoție pozitivă mai târziu ne poate „tracta”.

Toate aceste strategii le poți folosi până vei reuși să faci în mod automat evaluarea task-urilor, ca să le identifici pe cele relevante de cele ne relevante, iar apoi să ai un mod de lucru eficient și rapid, evitând self-talk-ul ce te poate duce la amânare. Aș ține cont doar de semnalele reale de oboseală pe care le dă corpul, și pe care le poți identifica mai bine poate gândindu-te la un tantrum dat de un copil când are un moft, față de un tantrum dat când e obosit sau nemâncat. Altfel spus, fii sincer cu tine și deosebește un moft de o nevoie reală și acționează ca atare.

Pentru al doilea tip de procrastinare, cel pe termen lung, avem nevoie în principal de timp pentru a ne gândi la o viziune, la cum dorim noi să decurgă povestea vieții noastre, ce dorim să lăsăm în urma. După părerea mea este important ca viziunea să fie legată de ceea ce dorești să fii, nu de ceea ce se așteaptă alții de la tine să fii. Cred că pentru mulți dintre noi este mai ușor să ne planificăm cariera decât viața privată și sănătatea, dar nu uita, și în carieră, tot de jos ai pornit. De ce să așteptăm până la următoarea criză, în loc să avem deja un plan despre cum ne dorim să îmbătrânim? Orice goal sau task îți vei seta, vei putea deja folosi ideile de mai sus ca să le menții în focus și să le prioritizezi. Și cu cât vor fi mai clare, cu atât șansele de succes vor fi mai mari.

Psihoterapeut și coach sistemic, Elena Pădurariu își folosește experiența și cunoștințele în Viena, asistând comunitatea de români de acolo. Este pasionată de subiectul work-life balance, managementul timpului și al energiei. Această pasiune s-a născut din nevoia și dorința de a descoperi secretul unei vieți productive și eficiente care să nu necesite sacrificiul vieții personale. www.padurariu.at