Anca Teletin, Grapefruit: Adevărata cultură organizațională nu poate fi impusă, ci trebuie trăită și asumată

Anca Teletin, Grapefruit: Adevărata cultură organizațională nu poate fi impusă, ci trebuie trăită și asumată

Reading Time: 9 minute

De peste un deceniu, Anca Teletin, COO Grapefruit, se asigură că oamenii care compun echipa agenției de digital Grapefruit reprezintă o resursă cu adevărat valoroasă, transformând cultura organizației într-un avantaj competitiv.

Despre conceptul de „cultură organizațională”, care poate ajunge rapid golite de sens, dacă nu este urmat de acțiuni concrete în interiorul companiei, Anca subliniază că, în esență, cultura are rolul de a conecta echipa și a le oferi oportunități de a împărtăși diferite experiențe împreună, indiferent de distanță.

Am stat de vorbă cu Anca Teletin și despre despre măsurarea performanței în organizație, despre adaptarea la creștere și integrarea noilor tehnologii cu AI în fluxul de lucru, dar și despre secretele recrutării de succes. La acest capitol din urmă Anca rezumă eforturile astfel: „the right people in the right seats”.

Se spune că „cu bani poate toată lumea”. Și cel mai des nemulțumirile angajaților sunt de natură financiară. E suficient să dai oamenilor mai mulți bani ca să fie mulțumiți?

Nu ne-am dorit niciodată o strategie care să țină oamenii pe salarii mici și foarte mici. Nu am pornit niciodată cu o asemenea strategie, ci am fost corecți și transparenți cu angajații noștri și, implicit, cu noi indiferent de context. Oamenii trebuie recompensați așa cum merită cu adevărat, dar important este ca această recompensare să fie aliniată și cu nivelul pieței și cu cel de senioritate.

Când nu am putut îndeplini așteptările financiare ale unui coleg, am căutat alternative pentru a compensa. Ascultându-le nevoile și aspirațiile, am realizat că, uneori, o schimbare de rol, mai potrivită abilităților și pasiunilor lor, le-ar fi adus mai multă satisfacție. Pentru că au fost și situații în care nu era vorba despre bani, ci despre plăcerea de a-și desfășura activitatea.

Totodată, am luat mereu în calcul și beneficii extrasalariale reale. Am observat, de-a lungul timpului, că un lucru apreciat de toată lumea, indiferent de poziție sau vârstă este timpul de calitate petrecut cu cei dragi. Așadar, la acest capitol, noi nu am făcut compromisuri. Începând cu 2023, am adăugat în cultura Grapefruit câteva zile libere extra: 1 martie, pentru colegi, 8 martie, pentru colege, 10 octombrie pentru Ziua Sănătății Mintale și liber pentru ziua de naștere (o tradiție de peste 10 ani).

De asemenea, după perioade aglomerate, oferim și posibilitatea de a alege dintre o săptămână cu program scurt sau o zi liberă pentru a se deconecta.

În 2012, în primele tale luni la Grapefruit, ai preluat responsabilitatea de recrutare a angajaților și ai conturat profilul angajatului. Cum arăta acesta și cum s-a schimbat în ultimul deceniu?

2012 a fost anul în care Grapefruit s-a reorientat exclusiv către Digital & UI/UX, moment care ne-a pus în situația de a aduce oameni noi în echipă. Pentru că preluasem rolul de puțin timp, atunci m-am întrebat pentru prima oară: „Într-un Grapefruit ideal, ce fel de coleg ne dorim?”

Așa am ajuns să conturăm un profil clar al angajatului ideal pentru noi și să construim un proces de recrutare structurat în 7 etape. Totul din dorința de a ne asigura că fiecare persoană care ni se alătură va fi the right person in the right seat.

Decizia de a crea un proces atât de complex a venit din convingerea că oamenii potriviți pentru echipa noastră trebuie să împărtășească aceleași valori, indiferent de diferențele dintre noi. Fiecare etapă reflecta un principiu fundamental, precum corectitudinea, transparența, pasiunea, perseverența sau asumarea. Întregul proces a fost conceput pentru a atrage candidați cu un mindset similar cu al nostru.

Astăzi, procesul de recrutare nu mai are atât de multe etape – l-am simplificat pentru a ține pasul cu piața, dar esența valorilor noastre a rămas neschimbată. În fiecare candidat căutăm „acel ceva” care face parte din ADN-ul Grapefruit și care rezonează cu identitatea noastră. Identitate pe care, în 2023, am pus-o sub lupă pentru a analiza dacă elementele culturii noastre organizaționale mai sunt, cu adevărat reprezentative pentru colegii noștri.

Concluzia din urma acestei analize? După 25 de ani, valorile Grapefruit au rămas aceleași. Oamenii noștri continuă să creadă și să rezoneze cu ele – iar asta face toată diferența.

Cum este actualizat intern profilul angajatului pentru a se alinia schimbărilor din industrie? Vedem tot mai multe testimoniale și studii despre cum cei din Gen Z sunt considerabil diferiți de generația precedentă. Ai sesizat ceva în zona asta?

În procesul de recrutare am cunoscut multe persoane din generații diferite. Cu toții vin cu perspective, așteptări și mentalități variate, dar nu am simțit niciodată că mi-ar fi fost mai greu sau mai ușor să comunic cu vreunul dintre ei. Până la urmă, ce am întotdeauna în minte este ca oamenii care ajung în echipa noastră să rezoneze cu valorile Grapefruit, atât pe plan profesional, cât și personal.

Sunt conștientă că aceste valori nu vor fi resimțite în aceeași măsură de toți, aici intervine individualitatea fiecăruia și, implicit, vârsta sa. Dar trebuie să regăsesc în fiecare dintre ei caracteristica definitorie pentru Grapefruit, indiferent dacă vorbim despre corectitudine, transparență, pasiune, perseverență sau asumare. Esențial este ca aceste principii să fie prezente în modul lor de a gândi și de a acționa.

În ultimii 20 de ani formulări ca „suntem o familie”, „cultură organizațională” sau „ADN-ul companiei” au devenit golite de sens. De ce la voi ar fi altfel?

Noi nu suntem o familie. Noi suntem o echipă – unită, diversă, care împărtășește același mindset: să aducem valoare, să ne implicăm și să facem totul cu sau din pasiune.

Consider că ceea ce ne-ar face diferiți este faptul că oamenii noștri chiar se simt cu adevărat împliniți, iar concluziile din urma programului nostru de Team Happiness & Engagement ne susțin argumentul.

Echipa noastră are convingerea că poate contribui în fiecare zi cu ceva semnificativ. Se simt ascultați, apreciați, iar părerile lor contează. De asemenea, știu că atunci când întâmpină dificultăți, găsesc sprijin oricând la noi.

Suntem o companie care crește oameni, nu doar în zona tehnică, ci și în zona de soft skills și dezvoltare personală, iar asta se simte la nivelul echipei. Unii dintre cei care au ales să plece au simțit că Grapefruit este un loc unde se pot întoarce oricând.

Ca urmare a pandemiei, în 2023 ați redefinit cultura și valorile agenției. Ce a însemnat acest proces și ce implicații a avut și are pentru angajator și angajați?

În 2023, am trecut printr-un proces profund de redefinire a culturii și valorilor Grapefruit, adaptându-ne la noile realități post-pandemie și la schimbările din echipă. Ne-am dat seama că, deși valorile noastre erau aceleași pe hârtie, oamenii nu le mai simțeau la fel. Așa că ne-am întrebat sincer: „Mai rezonăm cu adevărat cu valorile pe care le promovăm?” Surprinzător, răspunsul nu a fost atât de clar pe cât ne-am fi dorit.

Pentru a înțelege mai bine discrepanțele dintre cine eram și cine devenisem, am apelat la un consultant extern, care ne-a ajutat să analizăm în profunzime identitatea noastră ca organizație. Acest proces nu a fost deloc ușor – a adus la suprafață diferențe de percepție asupra modului de lucru hibrid. Dar, tocmai prin aceste provocări, am descoperit cât de important era să redefinim cultura împreună, prin implicarea reală a oamenilor.

Un moment cheie a fost când am încercat să readucem în echipă anumite inițiative sociale din trecut, precum întâlnirile la birou sau prânzurile de echipă. Am realizat, însă, că aceste acțiuni nu erau resimțite la fel de toată lumea, iar unele erau făcute mai mult din dorința de a se conforma așteptărilor, nu din convingere. Aceasta a fost revelația care ne-a determinat să regândim cultura într-un mod autentic, bazat pe nevoile și valorile reale ale echipei.

În final, am concluzionat că adevărata cultură organizațională nu poate fi impusă, ci trebuie trăită și asumată de fiecare membru al echipei. Am ajustat nu doar modul în care vorbim despre valorile noastre, ci și felul în care acestea sunt integrate în experiența zilnică a angajaților, indiferent dacă lucrează remote, hibrid sau on-site.

Acest proces s-a demonstrat a fi, în final, o reconectare la ceea ce ne face să funcționăm ca echipă, punând autenticitatea și implicarea oamenilor în centrul culturii noastre.

Cum se integrează tehnologia, inclusiv AI, în procesele de recrutare, fără a compromite interacțiunea umană esențială?

Când au apărut primele dezbateri pe tema asta, am avut multe întâlniri cu echipa în care am discutat acest subiect. Concluzia a fost că această tehnologie poate influența activitatea unor departamente, dar nu într-un sens negativ.

Inteligența artificială, atunci când este integrată în anumite procese, vine ca un ajutor în eficientizarea sarcinilor repetitive și automatizarea proceselor de lucru. Acest lucru doar în funcție de rolul și activitatea departamentului respectiv.

Spre exemplu, în zona de recrutare, AI este utilizat pentru centralizarea datelor despre candidați și colectarea CV-urilor. Componenta umană, însă, este esențială. Când vorbim despre recrutare, vorbim cu și despre oameni, așadar AI poate fi integrat în zona de colectare, centralizare, dar nu în procesul de cunoaștere în sine a candidaților.

Există tendința în companii, cu cât sunt mai mari, de a prioritiza clienții în dauna angajaților. Care sunt provocările întâmpinate în menținerea relațiilor pe termen lung cu clienții și partenerii, din perspectiva culturii organizaționale?

La Grapefruit, datorită culturii noastre, prioritățile sunt destul de cunoscute la nivelul echipei. Ne place să facem referire la o întrebare pe care am avut-o cândva în procesul de recrutare: „Care este, din punctul tău de vedere, ordinea priorității, atunci când trebuie să iei o decizie importantă, dintre clienți, management și echipă?”.

Răspunsul corect pe care îl așteptam din partea candidatului era: 1. echipa, 2. clienții și 3. managementul.

Bunăstarea echipei este esențială pentru un mediu de lucru sănătos și performant. Atunci când sunt nemulțumiți, implicit va scădea și performanța lor pe proiecte. Este un efect în lanț – nu poți avea clienți mulțumiți dacă pleacă des oameni din echipă sau dacă echipa nu livrează conform așteptărilor.

Spre exemplu, dacă un coleg nu rezonează cu tipologia unui client sau cu modul de comunicare a acestuia, luăm în considerare ajustarea echipei sau înlocuirea persoanei care interacționează direct cu acel client cu un alt membru care ar rezona mult mai bine.

Echilibrul și fericirea echipei este o prioritate. Fără aceste două elemente, nici noi compania și nici clientul nu ne-am putea atinge obiectivele de business stabilite împreună.

Cum monitorizezi succesul strategiilor de employer branding implementate la Grapefruit? Și ce înseamnă succesul?

La Grapefruit, am făcut employer branding încă de la început, fără să-l numim neapărat astfel. Am construit, în mod natural, o cultură bazată pe transparență, corectitudine și grijă pentru oameni. Din 2023, însă, am avut oameni dedicați exclusiv acestei zone, care au urmărit anumiți indicatori esențiali pentru a înțelege mai bine starea de bine a angajaților.

Engagement-ul și retenția sunt printre cele mai relevante aspecte pentru noi, iar rezultatele ne-au confirmat direcția: avem o rată de retenție de peste 95%. Pe lângă analiza internă, în 2023 am realizat și un studiu extern care a evaluat percepția pieței asupra Grapefruit. Rezultatele au arătat că brandul nostru de angajator este recunoscut și apreciat, ceea ce contribuie la atractivitatea noastră pe piața muncii.

Majoritatea respondenților externi au subliniat transparența, atenția față de angajați și pachetul personalizat de beneficii ca fiind punctele noastre forte. În ceea ce privește atragerea de noi angajați, studiul a relevat că 83,5% dintre respondenți ar aplica la Grapefruit, iar 93% ar recomanda compania altor profesioniști.

Cum influențează creșterea numărului angajaților cultura organizațională și modul în care este percepută agenția ca angajator?

Creșterea numărului de angajați nu consider că ar influența negativ cultura unei companii. Ceea ce contează este modul în care se adaptează compania și își modelează cultura pe măsură ce echipa crește.

Îmi place să asociez cultura organizațională a unei companii cu un organism viu. Tu dai startul, dar cultura începe să crească și să prindă contur prin intermediul oamenilor, indiferent de numărul lor.

În cazul nostru, după pandemie, ne-am dublat numărul angajaților într-un timp scurt. A fost esențial să găsim noi inițiative și să ne adaptăm la nouă realitate, astfel încât toată echipa să rămână aliniată la cultura Grapefruit – indiferent de orașul în care se aflau.

De exemplu, dacă în Iași sărbătoream „Ziua Internațională a Croissantului”, cumpăram diferite sortimente și ne asiguram că toți colegii, inclusiv cei remote, se bucurau de același răsfăț, prin curier. Cultura are rolul de a conecta echipa și a le oferi oportunități de a împărtăși diferite experiențe împreună, indiferent de distanță.

Cum se aliniază obiectivele individuale ale angajaților cu viziunea generală a agenției?

Încă din 2016 ne dorim ca obiectivele individuale ale echipei să fie aliniate cu cele generale ale companiei. Iar aici am abordat lucrurile din două planuri.

Primul, a fost crearea unui sistem clar prin care fiecare coleg să poată fi încadrat într-un anumit nivel de senioritate. Acesta se numește „Seniority Principles”, iar colegii știu încă din prima zi care sunt pașii concreți de făcut pentru a se dezvolta la nivel profesional și a crește la următorul nivel de senioritate.

Al doilea, este transparența privind situația curentă și planuri de viitor pentru toți pilonii companiei. La începutul anului, echipa de management pregătește o prezentare pentru întreaga echipă, unde sunt analizate rezultatele anului anterior și prezentate planurile, obiectivele, anului curent. Fiecare dintre noi preia din aceste obiective și se adaptează la propriul parcurs profesional, ținând cont de sistemul de senioritate.

Din 2017, aveți programul Outgrow Yourself, prin care fiecare angajat a putut testa rolul de Team Leader pentru 6 luni. Cum a fost perceput și ce impact a avut asupra dezvoltării noilor lideri?

Acest program a luat naștere din dorința colegilor de a explora noi roluri, fie ca team lead într-un departament, fie printr-o tranziție către o altă poziție, în altă echipă. Pentru că atenția noastră a fost mereu îndreptată spre dezvoltarea lor, am decis să deschidem acest program timp de șase luni, oferindu-le oportunitatea de a testa ideea de creștere profesională. Totul s-a desfășurat fără intervenția directă a managementului, dar cu sprijinul acestuia.

Pe parcurs, unii colegi au realizat că rolul de team lead nu li se potrivea, întrucât era dificil pentru ei să aibă atenția sporită asupra dezvoltării fiecărui membru din echipă, să deblocheze unele situații de conflict management, dar și să își asume unele decizii strategice în departamentul lor. Aceștia au revenit în poziția de specialist, în timp ce alții au descoperit o nouă perspectivă asupra carierei lor și au continuat pe această cale. Unii dintre ei ocupă și astăzi poziții de team leader.

În prezent, acest program nu mai există, deoarece el a fost absorbit în cultura companiei. Unde vedem potențial și dorință, oferim oportunitatea de a încerca. Chiar dacă nu îl mai numim „Outgrow Yourself”, acesta este prezent în principiul nostru: The right people in the right seats.